SFS 2014:115 Förordning med instruktion för utrikesrepresentationen

1

Svensk författningssamling

Förordning
med instruktion för utrikesrepresentationen;

utfärdad den 6 mars 2014.

Regeringen föreskriver följande.

1 kap. Utrikesrepresentationen

1 §

Utrikesrepresentationen verkar inom de ramar som anges av Wienkon-

ventionen om diplomatiska förbindelser (SÖ 1967:1), Wienkonventionen om
konsulära förbindelser (SÖ 1974:10) och andra internationella konventioner.

2 §

Utrikesrepresentationen utgörs av utlandsmyndigheterna, honorärkon-

sulaten och Svenska institutet i Alexandria.

Utlandsmyndigheter är beskickningar, delegationer vid internationella

organisationer och karriärkonsulat.

Utlandsmyndigheterna bildar tillsammans med Utrikesdepartementet utri-

kesförvaltningen.

I Regeringskansliet finns ett gemensamt kansli för Sveriges sändebud i

vissa länder. I fråga om detta kansli och de sändebuden tillämpas bestämmel-
serna i denna förordning om beskickningar och myndighetschefer i tillämp-
liga delar samt de föreskrifter som Regeringskansliet meddelar.

3 §

Föreskrifter om Svenska institutet i Alexandria finns i förordningen

(1998:1218) med instruktion för Svenska institutet i Alexandria.

4 §

En beskickning benämns ambassad eller legation. En delegation vid en

internationell organisation benämns delegation eller representation.

5 §

Ett karriärkonsulat är ett konsulat som leds av en utsänd tjänsteman. Be-

stämmelserna om konsuler och konsulat i 3 kap. gäller endast karriärkonsuler
och karriärkonsulat. Om något annat inte anges eller framgår av samman-
hanget, avses i denna förordning med konsul även generalkonsul och vice-
konsul och med konsulat även generalkonsulat och vicekonsulat.

6 §

Utrikesrepresentationen lyder under Regeringskansliet. Utlandsmyndig-

heterna är i administrativt hänseende direkt underställda Regeringskansliet.

7 §

En beskickning är överordnad myndighet för honorärkonsulat i land där

beskickningschefen är ackrediterad. Ett honorärkonsulat som finns i ett kar-
riärkonsulats distrikt är underställt karriärkonsulatet.

SFS 2014:115

Utkom från trycket
den 18 mars 2014

2

SFS 2014:115

8 §

En utlandsmyndighets konsulära distrikt fastställs av Regeringskansliet.

9 §

En beskickningschef företräder konsulaten i verksamhetslandet i förhål-

lande till verksamhetslandets regering och utrikesministerium.

10 §

Regeringskansliet får besluta om lokal samverkan med en annan utri-

kesförvaltning.

Inom ramen för samverkan enligt första stycket får Regeringskansliet be-

sluta om diplomatisk eller konsulär närvaro där Sverige inte har en utlands-
myndighet.

Inom ramen för samverkan enligt första stycket får Regeringskansliet

medge att ett annat lands diplomat eller konsul placeras vid en svensk ut-
landsmyndighet.

2 kap. Utlandsmyndigheternas organisation och personal

Organisation

1 §

En beskickning kan efter beslut av Regeringskansliet ha ett eller flera

sektionskanslier på annan plats för särskilda uppgifter.

2 §

Varje utlandsmyndighet leds av en chef.

Chef för en beskickning är ett sändebud (ambassadör) eller en chargé

d’affaires.

Chef för en delegation är en delegationschef med ställning som sändebud

(ambassadör).

Chef för ett generalkonsulat är en generalkonsul. Chef för ett konsulat är en

konsul.

3 §

En beskickningschef eller annan utsänd beskickningsmedlem får av

Regeringskansliet utses till ombud vid en internationell organisation.

4 §

En framställning om godkännande (agremang) för ett sändebud eller om

tillåtelse för en konsul att utöva sina uppgifter (exekvatur) görs av den be-
rörda beskickningen på uppdrag av Regeringskansliet.

Chefen för en delegation anmäls i den ordning som tillämpas vid den inter-

nationella organisationen.

Personal

5 §

Vid utlandsmyndigheterna finns personal som är utsänd av regeringen

och Regeringskansliet och personal som är lokalt anställd eller inhyrd av ut-
landsmyndigheterna.

Regeringskansliet får medge att en annan myndighet eller en organisation

placerar personal vid en utlandsmyndighet.

Myndighetschefens ansvar och uppgifter

6 §

Chefen för en beskickning företräder Sverige i verksamhetslandet och

upprätthåller Sveriges förbindelser med dess regering. Chefen ska göra sig
förtrogen med Sveriges och verksamhetslandets inbördes förhållanden.

3

SFS 2014:115

Chefen för en delegation företräder Sverige i den internationella organisa-

tionen och upprätthåller Sveriges förbindelser med den.

Chefen för ett konsulat upprätthåller Sveriges förbindelser med konsulats-

distriktets lokala myndigheter.

7 §

Chefen för en utlandsmyndighet ansvarar för myndighetens verksamhet.

8 §

Chefen för en utlandsmyndighet ska efter samråd med Regeringskans-

liet och med beaktande av tilldelade resurser fastställa en verksamhetsplan för
myndigheten, följa upp verksamheten och analysera resultatet.

9 §

Chefen för en utlandsmyndighet ska

1. se till att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt och att

den utvecklas och anpassas till de krav som ställs på den,

2. säkerställa att de anställda är väl förtrogna med målen för myndighetens

verksamhet,

3. regelbundet informera personalen om förhållanden som rör myndighe-

tens verksamhet och organisation, och

4. främja goda arbetsförhållanden och ta till vara och utveckla medarbetar-

nas kunskaper, färdigheter och erfarenheter.

10 §

Chefen för en utlandsmyndighet ansvarar för myndighetens inre och

yttre säkerhet inom ramen för de föreskrifter som Regeringskansliet meddelar
och det säkerhetsskydd som Regeringskansliet beslutar om.

11 §

Chefen för en utlandsmyndighet ska till Regeringskansliet anmäla för-

hållanden som säkerhetsmässigt eller av andra skäl kan vara av betydelse för
en utsänd eller lokalt anställd tjänstemans tjänstbarhet vid utlandsmyndighe-
ten.

Ärendenas handläggning och utlandsmyndighetens beslut

12 §

Varje utlandsmyndighet beslutar om sin arbetsordning inom ramen för

de föreskrifter som Regeringskansliet beslutar.

13 §

I frågor som ska avgöras av en utlandsmyndighet beslutar chefen för

utlandsmyndigheten.

Om inte något annat är föreskrivet får chefen överlåta åt andra tjänstemän

vid myndigheten att avgöra ärenden som inte är av det slaget att de behöver
prövas av chefen.

14 §

För varje beslut av en utlandsmyndighet ska det finnas en handling

som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll och vem som har fattat beslu-
tet. Beslut som inte dokumenteras i någon annan form ska tas in i en särskild
protokollsbok eller motsvarande.

Myndighetens tillgänglighet

15 §

Utlandsmyndigheten ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda.

I 5 § tredje stycket förvaltningslagen (1986:223) finns bestämmelser om

myndigheters öppethållande.

4

SFS 2014:115

Utlandsmyndighetens öppettider får anpassas till lokala förhållanden när

det gäller veckans arbetsdagar och helgdagar.

Utlandsmyndigheter med färre än tre utsända tjänstemän får efter beslut av

Regeringskansliet stängas under en begränsad tid för semester eller tjänste-
resa eller av någon annan sådan orsak.

Delegationer vid internationella organisationer får efter beslut av Rege-

ringskansliet stängas under tid när organisationens verksamhet ligger nere.

När en utlandsmyndighet är stängd ska allmänheten hänvisas till en annan

utlandsmyndighet eller till Utrikesdepartementet. Nödvändiga åtgärder ska
vidtas för att myndigheten ska kunna upprätthålla sina skyldigheter gentemot
allmänheten enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av all-
männa handlingar.

Arkiv

16 §

Vid en utlandsmyndighet ska det finnas ett arkiv. Bestämmelser om

myndigheters arkiv finns i arkivlagen (1990:782) och i arkivförordningen
(1991:446). Regeringskansliet meddelar ytterligare föreskrifter om utlands-
myndigheternas arkiv.

3 kap. Utlandsmyndigheternas uppgifter

Allmänt

1 §

Delegationer, beskickningar och konsulat ska

1. i samverkan med Regeringskansliet verka för genomslag och förståelse

för svenska ståndpunkter inom utrikespolitiken och andra politikområden,

2. biträda enskilda statsråd i deras verksamhet, och
3. särskilt uppmärksamma frågor som berör Sverige som medlem av Euro-

peiska unionen.

2 §

Beskickningar och konsulat ska som förvaltningsmyndigheter hand-

lägga och besluta i författningsreglerade ärenden.

3 §

Om inget annat följer av lag får Regeringskansliet besluta om undantag

från detta kapitel.

Bevakning och rapportering

4 §

Delegationer ska, utöver vad som följer av 1 §, rapportera

1. om den internationella organisationens verksamhet i frågor som kan vara

av intresse för Sverige och vad delegationen fått veta av betydelse för Sveri-
ges förbindelser med organisationen, och

2. vad delegationen fått veta som kan vara av vikt för bedömningen av in-

ternationella problem eller av det allmänna politiska läget.

5 §

Beskickningar och konsulat ska följa utvecklingen i verksamhetslandet

eller konsulatsdistriktet och i rapporter redovisa och analysera händelser och
förhållanden som är av intresse för Sverige.

5

SFS 2014:115

Sverigefrämjande verksamhet

6 §

Beskickningar och konsulat ska främja Sveriges näringsliv och utrikes-

handel och i samverkan med Sveriges export- och investeringsråd och dess
utlandsorganisation skapa intresse för svenska varor och tjänster och projekt-
export samt attrahera utländska investeringar till Sverige och i övrigt stödja
svenska företag och det svenska näringslivets företrädare.

Beskickningar och konsulat ska, i verksamhetsländer där det är lämpligt,

skapa intresse för Sverige som turistland genom att bistå myndigheter och
organisationer som har till uppgift att främja turism i Sverige.

På begäran av Exportkreditnämnden ska beskickningar bistå nämnden med

beslutsunderlag och åtgärder för att bevaka och driva in fordringar.

7 §

Beskickningar och konsulat ska, på ett sätt som är lämpligt i verksam-

hetslandet, informera om Sverige och svenska förhållanden samt främja kon-
takter mellan svenska och utländska kulturella och vetenskapliga institutio-
ner.

Internationellt utvecklingssamarbete

8 §

Beskickningar och konsulat ska i sin verksamhet beakta både bistånds-

och utvecklingspolitiska perspektiv. Beskickningar och konsulat i länder som
Sverige har bilateralt utvecklingssamarbete med ska på begäran av Styrelsen
för internationellt utvecklingssamarbete (Sida) vidta de åtgärder som följer av
avtal mellan Sverige och verksamhetslandet eller som i övrigt faller inom
Sidas behörighetsområde. Beskickningarna och konsulaten ska på begäran
lämna Sida information som behövs för Sidas verksamhet. Beskickningar och
konsulat ska vidare vid behov biträda andra myndigheter som har uppdrag att
genomföra biståndsverksamhet.

Migrationsärenden

9 §

Beskickningar och konsulat ska handlägga migrationsärenden enligt

EU:s förordningar och utlänningslagstiftningen samt biträda Migrationsver-
ket och polismyndigheter i ärenden enligt utlänningslagstiftningen.

Passärenden

10 §

Beskickningar och konsulat ska handlägga ärenden enligt passlagen

(1978:302) och förordningen (1997:698) om Europeiska unionens resehand-
ling.

Kris- eller katastrofsituationer m.m.

11 §

Beskickningar och konsulat ska inom ramen för de föreskrifter som

Regeringskansliet meddelar hålla beredskap för att bistå enskilda vid kris-
eller katastrofsituationer.

12 §

Vid en kris, katastrof, svår olycka eller därmed jämförlig omständighet

i verksamhetslandet ska beskickningar eller konsulat undersöka om någon
som är svensk medborgare eller bosatt i Sverige har avlidit eller skadats eller i

6

SFS 2014:115

övrigt drabbats allvarligt. Myndigheten ska fortlöpande underrätta Regerings-
kansliet om läget och om vilka åtgärder som vidtagits i verksamhetslandet
med anledning av händelsen.

13 §

Om det uppträder en sådan svår eller mera utbredd sjukdom som vanli-

gen inte förekommer inom verksamhetsområdet eller som tilldrar sig särskild
uppmärksamhet, ska beskickningen eller konsulatet omedelbart anmäla det
till Folkhälsomyndigheten och Socialstyrelsen och, i fråga om djursjukdomar,
Statens jordbruksverk samt rapportera om de åtgärder som vidtagits för att be-
kämpa sjukdomen.

Konsulärt bistånd m.m.

14 §

Beskickningar och konsulat ska lämna konsulärt bistånd enligt när-

mare föreskrifter i lag eller annan författning.

Bestämmelser om ekonomiskt bistånd till enskilda utomlands finns i lagen

(2003:491) om konsulärt ekonomiskt bistånd.

Beskickningar och konsulat ska även i övrigt i skälig omfattning lämna en-

skilda och svenska juridiska personer hjälp och bistånd vid behov.

Stöd åt medborgare i Europeiska unionen och åt medborgare i nordiska
länder

15 §

Beskickningar och konsulat ska bistå medborgare i medlemsländerna

inom Europeiska unionen i enlighet med artikel 23 i fördraget om Europeiska
unionens funktionssätt eller enligt vad som har överenskommits med dessa
länder om rätt till skydd för unionsmedborgare inom ett tredjelands territo-
rium. Bistånd ska också lämnas till medborgare i Island och Norge i enlighet
med vad som har överenskommits med dessa länder inom ramen för det nor-
diska samarbetet.

Röstmottagning

16 §

Beskickningar och konsulat som Valmyndigheten, efter samråd med

Regeringskansliet, har bestämt ska vara röstningslokaler ansvarar för admi-
nistration av röstmottagningen och ska lämna sådan information som Val-
myndigheten efterfrågar.

Faderskapsärenden

17 §

Beskickningar och konsulat ska biträda svenska myndigheter med ut-

redning i ärenden som rör fastställande av faderskap.

Notarius publicus

18 §

Beskickningar och konsulat får verkställa varje förrättning som nota-

rius publicus är behörig att utföra i Sverige enligt lagen (1981:1363) om nota-
rius publicus, om det inte möter något hinder i verksamhetslandets lag. Behö-
righeten omfattar dock inte upptagande av protest enligt växellagen
(1932:130) eller checklagen (1932:131) eller utfärdande av apostille enligt
6 a § förordningen (1982:327) om notarius publicus.

7

SFS 2014:115

Förmedling av framställningar till utländska myndigheter och
internationella organisationer

19 §

Beskickningar och konsulat får förmedla och stödja framställningar

från enskilda och svenska juridiska personer till utländska myndigheter och
internationella organisationer. De ska dessförinnan noga pröva om framställ-
ningen är berättigad.

Tillträde till utländskt territorium för statsfartyg m.m.

20 §

Beskickningar ska på begäran av svenska myndigheter utverka till-

stånd på diplomatisk väg för statsfartygs, statsluftfartygs och militära fordons
tillträde till utländskt territorium.

Brott på fartyg och luftfartyg

21 §

Om det kommer till en beskicknings eller ett konsulats kännedom att

ett brott som hör under allmänt åtal har begåtts på ett svenskt fartyg eller luft-
fartyg eller om det finns misstanke om ett sådant brott bör myndigheten sna-
rast underrätta Regeringskansliet.

4 kap. Gemensamma bestämmelser

Tillsyn

1 §

Regeringskansliet utövar tillsyn över utlandsmyndigheterna. Den som

genomför en tillsyn har rätt att ta del av alla handlingar vid myndigheten. Per-
sonalen ska lämna de upplysningar och det bistånd som behövs.

2 §

En utlandsmyndighet ska inspektera underställda honorärkonsulat regel-

bundet och i övrigt när det finns särskilda skäl. Rapporter om gjorda inspek-
tioner ska sändas till Regeringskansliet.

Bemyndiganden

3 §

Regeringskansliet får meddela föreskrifter om utrikesrepresentationens

organisation och verksamhet.

4 §

Regeringskansliet får även meddela föreskrifter om

1. konsulärt ekonomiskt bistånd enligt 5 § samt 17 § första stycket och an-

dra stycket 1 lagen (2003:491) om konsulärt ekonomiskt bistånd,

2. bistånd till medborgare i länder inom Europeiska unionen och medbor-

gare i Island och Norge som lämnas med stöd av 3 kap. 15 § samt om ersätt-
ning åt utlandsmyndigheterna för utgifter och kostnader för sådant bistånd,

3. åtgärder som en utlandsmyndighet ska vidta när en person med hemvist i

Sverige eller en svensk medborgare med hemvist i utlandet har avlidit utom-
lands,

4. åtgärder som en utlandsmyndighet ska vidta i kvarlåtenskapsärenden,

och

5. avgiftsbeläggning av näringslivsfrämjande tjänster vid utlandsmyndig-

heterna.

8

SFS 2014:115

Norstedts Juridik AB/Fritzes

Elanders Sverige AB, 2014

Avvikelser i särskilda fall

5 §

Regeringskansliet får besluta om avvikelser från denna förordning i sär-

skilda fall.

Överklagande

6 §

Beslut av en utlandsmyndighet får överklagas till Regeringskansliet.

Regeringskansliets beslut i ett överklagat ärende får inte överklagas.
Utlandsmyndigheternas beslut i administrativa ärenden får inte överklagas.

Myndighetsförordningen

7 §

Utrikesrepresentationen ska inte tillämpa myndighetsförordningen

(2007:515).

Denna förordning träder i kraft den 1 april 2014, då förordningen

(1992:247) med instruktion för utrikesrepresentationen ska upphöra att gälla.

På regeringens vägnar

HILLEVI ENGSTRÖM

Lars Nilsson
(Utrikesdepartementet)